Qué conviene guardar
Guarda un documento mientras pueda hacerte falta para demostrar algo. Como referencia, la Agencia Tributaria puede comprobar en general los últimos cuatro años (plazo de prescripción del artículo 66 de la Ley General Tributaria), así que los justificantes de tu declaración de la renta suelen guardarse al menos ese tiempo.
- Escrituras, contratos de compraventa o hipoteca, testamentos y documentos de propiedad: mientras el derecho siga vigente y, en la práctica, casi siempre.
- Contratos de alquiler, seguros y suministros: mientras estén vigentes y un tiempo razonable después, por si hay una reclamación.
- Garantías y facturas de aparatos caros: mientras dure la garantía.
- Justificantes fiscales (certificados de retenciones, gastos deducibles, recibos de alquiler): al menos cuatro años.
- Nóminas y documentos laborales: mientras puedan servirte para reclamar o para acreditar tus ingresos.
Qué conviene destruir
Cualquier papel con tus datos que ya no necesites y cuyo plazo haya pasado. Si alguien lo encuentra en la basura, puede usarlo para localizarte o suplantarte.
- Extractos y cartas del banco que ya no necesitas.
- Facturas y recibos de suministros pasado el plazo en que puedas necesitarlos.
- Tarjetas caducadas y copias de documentos de identidad.
- Recetas, informes y analíticas antiguos (guarda los que describan una enfermedad o un tratamiento en curso).
- Sobres y etiquetas de envíos con tu nombre y dirección completos.
Qué dice la ley si eres particular
El RGPD no se aplica a quien trata datos en una actividad exclusivamente personal o doméstica (artículo 2.2.c), así que no regula cómo destruyes tus propios papeles. El riesgo es otro: que tus datos acaben en manos de terceros.
La situación cambia si tienes una actividad profesional, por ejemplo eres autónomo, o guardas datos de otras personas: entonces sí te afecta y conviene seguir nuestra guía de plazos de conservación.
Cómo destruirlos
- Pocos papeles: una trituradora doméstica de corte en partículas. Las de tiras anchas dejan restos que pueden recomponerse.
- Cajas de archivo o una limpieza grande: una empresa que se lleve el material y entregue certificado. No todas atienden a particulares ni aceptan cualquier volumen, así que pregunta antes.
- No uses el contenedor de papel para documentos con datos: está pensado para reciclar, no para destruir, y el papel sigue legible hasta llegar a la planta.
Preguntas frecuentes
Como referencia, cuatro años, que es el plazo en el que la Agencia Tributaria puede comprobar en general cada ejercicio. Si arrastras deducciones o pérdidas de otros años, puede convenir guardarlos más tiempo. Ante la duda, consulta con un gestor.
No es lo más seguro: en trozos grandes se pueden recomponer. Una trituradora de corte en partículas o una empresa de destrucción es una opción mejor para papeles con datos personales o económicos.
No es obligatorio. El certificado les sirve sobre todo a empresas y profesionales que deben demostrar que cumplen la normativa de protección de datos.