Qué debe incluir
- Datos de la empresa de destrucción y del cliente
- Fecha y lugar de la recogida y de la destrucción
- Cantidad destruida: peso, número de contenedores o sacas, o números de serie de los soportes
- Números de los precintos, para relacionarlos con la recogida
- Método de destrucción y nivel de seguridad aplicado, por ejemplo P-4 según DIN 66399
- Firma del responsable y número de certificado
La norma EN 15713
La norma europea EN 15713 es el código de buenas prácticas para la destrucción segura de material confidencial. Fija requisitos para las instalaciones, la selección del personal, los contenedores, el transporte y el tiempo que el material puede esperar antes de destruirse, además del propio certificado.
No es obligatoria por ley, pero que el proveedor esté certificado en EN 15713 es una buena señal de que trabaja con procedimientos auditados. Pide el certificado en vigor junto con el presupuesto.
Cuánto tiempo guardar el certificado
No existe un plazo legal concreto. Lo razonable es conservarlo al menos tanto como el plazo de prescripción de las posibles infracciones de protección de datos, que en las muy graves es de 3 años según la LOPDGDD. Muchas empresas lo archivan junto al registro de actividades de tratamiento.
Preguntas frecuentes
No. Puedes documentar internamente la destrucción, pero no tendrás la acreditación de un tercero independiente, que es lo que da valor al certificado.
Sí, siempre que describa correctamente qué se ha destruido. Para discos duros y otros soportes digitales, lo recomendable es que liste cada número de serie.