Plazos de referencia
- Libros y documentación contable y mercantil: 6 años desde el último asiento (artículo 30 del Código de Comercio).
- Documentación fiscal: al menos 4 años, el plazo de prescripción de la Ley General Tributaria. Si hay pérdidas que compensar, el plazo puede ser mayor.
- Documentación laboral y de Seguridad Social (nóminas, contratos, cotizaciones): suele recomendarse 4 años, que es el plazo de prescripción de las infracciones en materia de Seguridad Social (artículo 4 de la LISOS). Algunos documentos, como los de prevención de riesgos laborales, tienen sus propios plazos.
- Historias clínicas: un mínimo de 5 años desde el alta de cada proceso asistencial (Ley 41/2002). Algunas comunidades fijan plazos más largos para ciertos documentos; Cataluña, por ejemplo, exige 15 años para algunos de ellos.
- Documentos de protección de datos (consentimientos, registro de actividades): mientras dure el tratamiento y el plazo de prescripción de las posibles infracciones.
Cuándo no se aplican estos plazos
Los plazos anteriores son mínimos. Hay documentos que conviene conservar más tiempo: escrituras, contratos de larga duración, garantías, pólizas o cualquier papel del que pueda depender un derecho tuyo. Si hay una inspección, un litigio o una reclamación abierta, no destruyas nada relacionado hasta que se resuelva.
Cómo organizar la destrucción
- Etiqueta las cajas de archivo con el tipo de documento y el año.
- Revisa una vez al año qué cajas han cumplido su plazo.
- Destruye por lotes y guarda el certificado de cada destrucción.
- Deja constancia de qué se ha destruido y cuándo, sin copiar los datos personales.
Un aviso
Esta guía es informativa y no sustituye el asesoramiento de un abogado o de un delegado de protección de datos.
Preguntas frecuentes
Hacienda puede revisar en general hasta 4 años atrás, pero el Código de Comercio obliga a conservar la contabilidad y su documentación 6 años. Si eres empresa, el plazo mercantil suele ser el que manda.
No hay un plazo legal único, pero el RGPD exige no guardarlos más de lo necesario. Muchas empresas los eliminan tras terminar el proceso de selección o pasado un tiempo prudencial si el candidato lo ha autorizado.
El responsable de los datos: tú o tu empresa. Un gestor, un abogado o tu delegado de protección de datos pueden ayudarte a fijar una política de conservación.