Qué exige el RGPD al eliminar documentos
El Reglamento General de Protección de Datos obliga a tratar los datos personales con integridad y confidencialidad durante todo su ciclo de vida, también al destruirlos (artículo 5.1.f). El artículo 32 pide aplicar medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo.
Si la destrucción la hace una empresa externa, esa empresa actúa como encargada del tratamiento. Por eso el artículo 28 exige firmar con ella un contrato de encargo que recoja cómo trata y elimina los datos.
Niveles de seguridad para papel (DIN 66399 / ISO/IEC 21964)
La norma DIN 66399, recogida a nivel internacional como ISO/IEC 21964, clasifica la destrucción de papel en siete niveles según el tamaño máximo de las partículas resultantes.
- P-1 y P-2: documentos internos sin datos sensibles. Tiras anchas, fáciles de reconstruir.
- P-3: documentos con datos personales poco sensibles. Partículas de hasta 320 mm² o tiras de hasta 2 mm.
- P-4: el nivel habitual para documentación con datos personales, como nóminas o contratos. Partículas de hasta 160 mm².
- P-5: datos especialmente sensibles o secretos empresariales. Partículas de hasta 30 mm².
- P-6 y P-7: información clasificada. Partículas de hasta 10 mm² y 5 mm².
Cuánto tiempo hay que conservar los documentos antes de destruirlos
Antes de destruir, conviene revisar los plazos legales de conservación. Estos son los más habituales para una empresa en España:
- Libros y documentación contable y mercantil: 6 años (artículo 30 del Código de Comercio).
- Documentación fiscal: al menos 4 años, el plazo de prescripción de la Ley General Tributaria.
- Documentación laboral y de Seguridad Social: 4 años como referencia, el plazo de prescripción de las infracciones de Seguridad Social (artículo 4 de la LISOS).
- Historias clínicas: un mínimo de 5 años desde el alta de cada proceso asistencial (Ley 41/2002).
Cómo es el proceso
- Recogida en tus instalaciones en contenedores o sacas precintadas.
- Transporte en vehículo cerrado, con registro de los precintos.
- Destrucción en planta o in situ, en un camión triturador delante de ti.
- Reciclaje del papel triturado.
- Emisión del certificado de destrucción.
Preguntas frecuentes
Para volúmenes pequeños sí, siempre que la destructora alcance el nivel de seguridad adecuado, como mínimo P-4 para datos personales. El problema es que no deja prueba documental. Para archivos grandes o documentación sensible, una empresa especializada aporta el certificado y la trazabilidad.
En la mayoría de los casos no. Las trituradoras industriales admiten grapas, clips y carpetas de cartón. Conviene confirmarlo con el proveedor si hay archivadores con anillas metálicas o soportes de plástico.
La destrucción in situ permite ver el proceso en tus instalaciones y evita el transporte de los documentos. La destrucción en planta suele ser más económica para grandes volúmenes. Las dos opciones son válidas si hay cadena de custodia y certificado.