No hay un plazo único fijado por ley
El RGPD no fija un número de meses para los currículums. Lo que establece es que los datos personales se conserven solo durante el tiempo necesario para el fin con el que se recogieron (artículo 5.1.e).
Según explica el análisis de INEAF, durante el proceso de selección el tratamiento se apoya en que es necesario para la relación que el candidato quiere iniciar (artículo 6.1.b). Cuando el proceso termina y la persona no es contratada, esa base desaparece.
Qué hacer cuando termina el proceso
- Si no tienes consentimiento para guardar el currículum para futuras vacantes, hay que suprimir los datos del candidato no seleccionado.
- Si el candidato te autoriza expresamente a conservarlo, anota cuándo lo hizo y para qué, y fija un plazo razonable para revisarlo.
- Si el candidato te pide que lo borres, atiende la solicitud (derecho de supresión, artículo 17 del RGPD).
- Define un criterio por escrito, por ejemplo «se destruyen al cerrar el proceso», y aplícalo siempre igual.
Cómo destruir los currículums
- En papel: tritura o entrega a una empresa de destrucción certificada. No los tires al contenedor de papel, porque llegan enteros hasta la planta de reciclaje.
- En digital: borra el archivo, el correo y las copias en la nube o en el ordenador. Si el equipo se da de baja, destruye el disco duro.
- Pide certificado cuando entregues el papel a una empresa, para tener constancia de cuándo se destruyó.
Errores habituales
- Guardar para siempre «por si acaso» los currículums de procesos antiguos.
- Imprimir currículums y dejarlos en mesas, impresoras o papeleras abiertas.
- Reenviar currículums por correo a varias personas y no borrar las copias.
Preguntas frecuentes
No hay un plazo fijo en el RGPD. Se pueden conservar mientras sean necesarios para el proceso. Después, si no tienes el consentimiento del candidato para futuras vacantes, hay que suprimirlos.
Conviene pedirle su consentimiento expreso para guardarlo y dejar constancia. Si no lo das por escrito, lo prudente es eliminarlo cuando no haya vacante.
No. Contienen datos personales y deben destruirse de forma que no puedan recomponerse: con una trituradora adecuada o con una empresa que entregue certificado.