Destrucción in situ
Un camión o un equipo móvil se desplaza a tus instalaciones y destruye allí los documentos, normalmente delante de ti o de una persona designada. No sale ningún papel de tu edificio sin destruir.
- Ventaja: puedes comprobar que se destruye todo, y es la opción con menos riesgo en el traslado.
- Límite: no todas las empresas la ofrecen, necesita acceso de vehículos y espacio, y suele ser más cara.
- Cuándo elegirla: documentación muy sensible, auditorías que piden presencia o volúmenes que quieres ver destruidos.
Destrucción en planta
La empresa recoge los documentos en contenedores o cajas precintadas, los transporta en vehículos cerrados y los destruye en su planta, donde además suele reciclar el papel triturado.
- Ventaja: suele ser más económica y adecuada para recogidas periódicas con contenedor en la oficina.
- Límite: hay un tiempo de traslado y espera antes de la destrucción, así que conviene preguntar por la trazabilidad y el plazo máximo.
- Cuándo elegirla: volúmenes habituales, servicios periódicos y limpiezas de archivo.
Qué comprobar en cualquiera de las dos
- Que los contenedores o cajas vayan cerrados y precintados.
- Que el transporte se haga en vehículos cerrados y con personal identificado.
- Cuánto tiempo pasa desde la recogida hasta la destrucción.
- Que recibas un certificado con fecha, material y método.
Preguntas frecuentes
Si el proveedor cumple los procedimientos adecuados, las dos lo son. La destrucción in situ elimina el traslado del material; en planta, la seguridad depende de los contenedores precintados, del transporte y de la trazabilidad.
Algunas empresas lo permiten con cita previa. Pregúntalo al pedir presupuesto.
Muchas empresas los destruyen físicamente en su planta o en tu sede con un equipo específico. Pregunta si identifican las unidades por número de serie y qué certificado entregan.